จะมาขาย Gmail กับฉันทำไม ในเมื่อฉันมีบริการ Gmail ฟรีอยู่แล้ว

จะมาขาย Gmail กับฉันทำไม ในเมื่อฉันมีบริการ Gmail ฟรีอยู่แล้ว

G-suite-logo

เมื่อวันก่อนมีคนโทรมาถามผมว่าคุณทำธุรกิจหรือเปล่า แล้วมีโดเมนหรือ ชื่ออีเมล์เป็นของบริษัทไหม ทางเรามีบริการ Gmail สำหรับธุรกิจมาขาย พร้อมพื้นที่เก็บเอกสารบน Cloud ไม่จำกัด ผมนั่งอึ้งอยู่แป๊บนึง แล้วแอบมาขำคนเดียวเพราะรู้ว่า Gmail, Google Drive และแอพพลิเคชั่น อื่นๆที่อยู่ในชุด Google Docs เช่น Google Doc, Google Sheet หรือ Google Slide ต่างเป็นของฟรีทั้งนั้น ถ้าพื้นที่ใน Gmail หรือ Google Drive เต็ม ก็แค่ ซื้อพื้นที่เพิ่ม และสำหรับอีเมล์ของบริษัทเพื่อติดต่อธุรกิจ ผมมีเมล์บริษัท sittipat@abc.com เพื่อติดต่อธุรกิจ ถ้าผมหันมาใช้ gmail แล้วชื่อ อีเมล์คือ sittipat@gmail.com เวลาติดต่อลูกค้ามันดูไม่ได้เป็นมืออาชีพ ตอนนี้เอกสารต่างๆ ภายในสำนักงานถ้าไม่ได้พิมพ์ออกมาก็เก็บบนเครื่องเซิร์ฟเวอร์ที่อื่น ผมต้องเช่าค่าเครื่องเซิร์ฟเวอร์ และจ้างแอดมินให้มาดูแลระบบ ผมได้ยินข่าวจากผู้ดูแลระบบว่าถ้าน้ำท่วมห้องเซิร์ฟเวอร์ โดยไม่ได้สำรองข้อมูลไฟล์เอกสารก็มีสิทธิ์สูญหายได้ อีกทั้งไฟล์เอกสารที่มีการแก้ไขทำงานกันหลายคน น้องๆต้องเปลี่ยนเลขเวอร์ชั่นกันวุ่นวาย ต้องแก้ไขไฟล์เยอะเพราะ น้องลืมบันทึกข้อมูลจำนวนไฟล์มีเยอะขึ้น

หลังจากทบทวนปัญหาที่เกิดขึ้นแล้วผมลองศึกษาว่า Gmail ที่มีบางคนพยายามมาขายนั้นมันมีความสามารถเหนือกว่า Gmail เวอร์ชั่นฟรีอย่างไร แล้วเรามีโดเมนบริษัทอยู่แล้วจะเปลี่ยนมาใช้อีเมล์ของ Google ได้หรือไม่ อ่านต่อกันไปครับพี่น้องว่าอะไรที่เขาเรียกบริการเหล่านี้ว่า G Suite

อะไรคือ Google G Suite

ถ้าจะให้คำจำกัดความง่ายๆของ Google G Suite นั่นก็คือระบบจัดการอีเมล์ และแอพพลิเคชั่นอื่นๆ เพื่อจุดประสงค์ทำงานร่วมกัน (Work collaboration) และถูกออกแบบมาสำหรับการทำงานในองค์กร และ บริการ Google G Suite ก็ถูกแบ่งออกเป็น 3 แพคเกจ โดยรายละเอียดคือ

  1. Basic โดยแพคเกจนี้จะให้พื้นที่จัดเก็บเอกสารบน Google Cloud 30 GB และราคาคือ $5/users/เดือน และจะเพิ่มราคาเป็น $6/user/เดือน ซึ่งราคาใหม่จะเริ่มวันที่ 2 เมษายน 2019*
  2. Business แพคเกจนี้จะให้พื้นที่เก็บเอกสารบน Google Drive ไม่จำกัดกรณีมีผู้ใช้งาน 5 คนขึ้นไป และ 1TB กรณีมีผู้ใช้งานน้อยกว่านั้น โดยราคาเริ่มต้นที่ $10/user/เดือน และจะเพิ่มราคาเป็น $12/users/เดือน ซึ่งราคาใหม่จะเริ่มวันที่ 2 เมษายน 2019*
  3. Enterprise แพคเกจนี้จะมีความคล้ายคลึงกับ Business คือ ให้พื้นที่เก็บเอกสารบน Google Drive ไม่จำกัดกรณีมีผู้ใช้งาน 5 คนขึ้นไป และ 1TB กรณีมีผู้ใช้งานน้อยกว่านั้น แต่ส่วนที่เพิ่มเติมคือมีความสามารถในการจัดการข้อมูล และสิทธิ์ของผู้ใช้งานระดับองค์กร ให้ปลอดภัยมากยิ่งขึ้น โดยราคาแพคเกจนี้คือ $25/user/เดือน

*อ้างอิง https://cloud.google.com/blog/products/g-suite/new-pricing-for-g-suite-basic-and-business-editions

“It’s only after you’ve stepped outside your comfort zone that you begin to change, grow, and transform.”

― Roy T. Bennett

แล้วทำไมธุรกิจของเราต้องเสียเงินเพื่อใช้ Google G Suite ในเมื่อ Google mail นั้นฟรี

G Suite Enterprise G Suite Business G Suite Basic Free (Legacy)
จำนวนผู้ใช้งานสูงสุด ไม่จำกัด ไม่จำกัด ไม่จำกัด 10-10000
พื้นที่จัดเก็บเอกสาร ไม่จำกัด ไม่จำกัด 30 GB 15 GB
ระบบใช้งานได้ตลอดเวลา 99.9% ใช่ ใช่ ใช่ ไม่ใช่
มีการสนับสนุนการใช้งาน 24/7 ใช่ ใช่ ใช่ ไม่ใช่

ตารางเปรียบเทียบระหว่าง Gmail ฟรีและ G Suite ที่เป็นแบบแพคเกจ

ตามตารางด้านบนจะเห็นว่า อีเมล์ฟรีจะมีพื้นที่จำกัดที่ 15 GB และไม่การันตีเรื่องระบบเมล์จะสามารถใช้ได้ตลอดเวลา ไม่มีการสนับสนุนการใช้งาน 24 ชั่วโมง ทุกวัน

แต่สำหรับการดำเนินธุรกิจมี 10 เหตุผลที่ผมหันมาใช้ G Suite มากกว่าอีเมล์ฟรี

  1. สามารถใช้งาน Gmail บนโดเมนของบริษัทเราเอง สมมุติว่าผมมีบริษัท abc ที่จดทะเบียนบนโดเมนชื่อเดียวกันเพื่อจุดประสงค์คือสร้างความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจ ในกรณีที่ต้องติดต่อกับคู่ค้าและลูกค้า อีเมล์ของเราก็จะเป็น user@abc.com และถ้าหากเราใช้ Gmail โดยยังสามารถใช้โดเมนเดียวกับบริษัทก็สามารถทำได้ ลูกค้าที่เราติดต่อกับเราก็ยังเป็น user@abc.com แต่เราจะใช้ระบบอีเมล์ของ Google
  2. Sync อีเมล์จาก Outlook ได้ง่ายดาย หากบริษัทเดิมมี Outlook ในการรับ-ส่ง อีเมล์ และเราจะหันมาใช้ Gmail ก็จะมีความสามารถของ G Suite ชื่อว่า Google Apps Sync for Microsoft Outlook ซึ่ง ระบบ G Suite จะ Sync ทั้ง email, calendar และ contact จาก outlook มายัง Gmail ให้มีจำนวนเท่ากัน เพราะฉะนั้นข้อมูลไม่มีการสูญหาย
  3. มีระบบ Admins จัดการผู้ใช้งาน ในกรณีที่เรามีพนักงานลาออก และมีพนักงานใหม่มาทำหน้าที่ตำแหน่งเดียวกันแทน เราสามารถจัดการเปลี่ยนแปลงอีเมล์ให้ตรงกับชื่อพนักงานใหม่ และไฟล์,เอกสารที่เก็บบน Cloud ก็ให้พนักงานใหม่ ใช้งานต่อเนื่องได้เลย ส่วนเอกสารที่เป็นความลับ ผู้ดูแลระบบสามารถสำรองลงมาจาก Cloud หรือจะลบออกก็ได้
  4. สร้างอีเมล์ย่อย (email alias) เพื่อง่ายต่อการจดจำ สมมุติว่าอีเมล์เราเป็นชื่อ + นามสกุล เช่น SomchaiChanCheap@abc.com ซึ่งเมื่อเราบอกอีเมล์นี้กับลูกค้าๆ เองอาจจำไม่ได้แต่เราสามารถสร้างอีเมล์ย่อยให้ลูกค้าจำง่ายส่งไปแล้วไม่ผิดพลาด เช่น somchai@abc.com, somchan@abc.com
  5. สร้างอีเมล์กลุ่มเพื่อสะดวกต่อการส่งครั้งเดียวและทุกคนในกลุ่มได้รับอีเมล์นั้น สมมุติว่าในแผนก sale มีพนักงาน สมชาย, สมหญิง และสมศรี ทุกคนอยู่แผนก sale พอเราจะส่งอีเมล์หาทีละคนอาจเสียเวลาจดจำอีเมล์และส่งทีละคน แต่กับการสร้างอีเมล์กลุ่ม คือ sale@abc.com เราสามารถส่งอีเมล์ครั้งเดียวและพนักงานในกลุ่มได้รับอีเมล์ได้ทันที
  6. สนับสนุนการทำงานร่วมกัน หากว่าเราทำงานเป็นทีมและทุกคนในทีมใช้ไฟล์เดียวกันในการทำงาน การส่งต่อไฟล์ต้องใส่เลขเวอร์ชั่น และส่งต่อให้อีกคนทำงานต่อ พอเสร็จแล้วก็ต้องบันทึกและเปลี่ยนเลขเวอร์ชั่นไปเรื่อยๆ ข้อเสียในรูปแบบนี้คือ จำนวนของไฟล์มีเยอะและเราอาจไม่รู้ว่ามีใครแก้อะไรไปบ้างถ้าไม่ใส่ comment ซึ่งใน Google Docs ที่รวมอยู่ในแพคเกจ จะสามารถ ตรวจสอบได้เลยว่าใครแก้อะไรไปบ้าง รวมทั้งเราไม่ต้องกังวลว่าเอกสารเราไม่ได้บันทึก เพราะเมื่อเราทำงานบน Cloud นั่นคือเอกสารเราถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ เมื่อเราปิดหน้าต่าง Google Docs และเปิดมาใหม่ข้อมูลบน Google Docs คือข้อมูลใหม่ตลอดเวลา

G-suite-img2

รูปที่ 2 วิธีการดูว่าใครไปแก้ไขข้อมูลบนเอกสาร Google Docs บ้าง

G-suite-img3

รูปที่ 3 วิธีการดูว่าใครไปแก้ไขข้อมูลบนเอกสาร Google Docs บ้าง

G-suite-img4

รูปที่ 4 วิธีการกู้เนื้อหาคืนทั้งหมด

  1. 2-Step Verification ในส่วนของความปลอดภัยเราคงเคยชินกับการเพิ่มความปลอดภัยของการเข้าใช้ระบบ ที่นอกจากใส่รหัสผ่านเราต้องรับโค้ด SMS OTP ผ่านมือถือเพื่อกรอกรหัสดังกล่าวเข้าระบบซึ่ง ตรงส่วนนี้เป็นอีกขั้นตอนเพิ่มความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
  2. สามารถ Video Conference ผ่าน Calendar โดยใช้ Google Meet ในกรณีที่เราต้องการประชุมทางไกลกับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ต่างสถานที่ การทำ Video Conference จึงเป็นที่นิยมขอแค่ notebook หรือเครื่อง PC เรามีกล้องเราก็สามารถประชุมทางไกลผ่านแอพชื่อ Google Meet ซึ่งการนัดกัน ก็ทำผ่าน Google Calendar และเมื่อถึงเวลาประชุมคู่สนทนาก็ประชุมกันผ่าน Google Meet ได้นั่นเอง
  3. ใช้ความสามารถ Single Sign-On กับแอพอื่นได้ เมื่อเราโหลดแอพพลิเคชั่น มาหลายตัวและเราต้องมาจำว่าบัญชีเราเป็นยังไง G Suite อนุญาตให้เราเข้าไปตั้งค่าให้เราใช้บัญชีเดียวกัน เข้าทุกแอพพลิเคชั่นได้ ซึ่งแอพพลิเคชั่นนั้นสามารถดูได้ที่ Google app marketplace
  4. บริหารจัดการอุปกรณ์มือถือ Google Mobile Device Management ในปัจจุบันการที่พนักงานไปทำงานนอกสถานที่ และใช้แอพบนมือถือในการทำงาน การจัดการโดยผู้ดูแลระบบอำนวยความสะดวกสำหรับพนักงาน ซึ่งความสามารถนี้จะมีดังต่อไปนี้
    • ส่งแอพพลิเคชั่นล่าสุดไปที่มือถือ
    • หากมือถือหายผู้ดูแลระบบสามารถล็อค หรือลบข้อมูลความลับของบริษัทได้
    • จัดการ, ตั้งค่าอีเมล์ได้จากมือถือ
    • แสดงรายงานเป็น Dashboard ให้สามารถแสดงบนมือถือได้สำหรับผู้ดูแลระบบ

บทสรุป

เวลาเราพูดถึงความเปลี่ยนแปลง ทุกคนมักมีอคติเป็นเป็นที่ตั้ง เพราะความกลัวว่าสิ่งใหม่อาจทำงานไม่ดีหรือเทียบเท่ากับสิ่งที่ตนเองเรียนรู้ และอาจทำให้เราเสียเวลาเรียนรู้เริ่มต้นใหม่ทั้งหมด แต่ถ้าเราลองเปิดใจและลองดูสิ่งของใหม่ๆ ด้วยใจที่เรียนรู้ด้วยความสนุก เราจะเสียเวลาน้อยมากในการเรียน และสามารถทำงานมีผลงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง

และจากที่ผมได้ศึกษาส่วนตัว ค้นพบว่าเครื่องมือ G Suite นั้นมีรายละเอียดที่เยอะพอสมควร ซึ่งถ้าเราศึกษาด้วยตัวเองอาจใช้เวลานาน แต่ถ้าเราเข้าอบรมหรือมีคอร์สสอนการใช้งานจะทำให้เราเข้าใจไม่ใช่แค่ทฤษฎีแต่เน้นปฏิบัติ และทางบริษัทก้านสมองเองก็มีการจัดอบรม การใช้งาน ทั้ง G Suite หรือ คอร์สสำหรับนักพัฒนาแอพลิเคชั่นบน Cloud อย่าง Google Cloud Platform ใครสนใจสามารถติดต่อเราโดยตรง


  • Jessica Kjetil

    ข้อเสนอเงินกู้ !!! คุณเคยคิดที่จะทำสินเชื่อที่ปราศจากความเครียดให้เป็น บริษัท ที่มีชื่อเสียงหรือไม่? คุณมองหาเงินกู้และปฏิเสธจากธนาคารในประเทศของคุณหรือไม่? ขอแสดงความยินดีคุณอยู่ในสถานที่ที่เหมาะสมในการเสนอสินเชื่อเงินกู้นี้ Welfare Financial Corporation เป็นวิธีแก้ปัญหาทางการเงินของคุณ คุณสามารถรับเงินกู้ด้วยการโอนเงินที่รวดเร็วโดยไม่ต้องผิดหวังกับการสมัครขอสินเชื่อกับ บริษัท และบุคคลทั่วไปที่มีอายุตั้งแต่ 18 ปีขึ้นไป ผู้ที่สนใจควรติดต่อเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมทางอีเมล: welfarecorporation@gmail.com

    บริการที่รวมอยู่:
    * สินเชื่อส่วนบุคคล (ปลอดภัยและไม่มีหลักประกัน)
    * สินเชื่อธุรกิจ (ปลอดภัยและไม่มีหลักประกัน)
    * การปรับปรุงบ้าน (ปลอดภัยและไม่มีหลักประกัน)
    * สินเชื่อเพื่อการลงทุน (มีหลักประกันและไม่มีหลักประกัน)
    * สินเชื่ออื่น ๆ

    ผู้ที่สนใจกรุณาติดต่อเราทางอีเมล: welfarecorporation@gmail.com